Cambiar de proveedor de web sin perder el dominio ni el correo

Si has llegado hasta aquí, lo más probable es que ya hayas tomado la decisión y lo que busques sea cómo hacerlo sin romper nada. Vamos a eso.

Aviso de parte: yo soy uno de los proveedores a los que se cambia la gente, así que tengo un interés obvio en que esto te parezca fácil. Por eso está escrito para que puedas hacerlo con quien tú quieras, incluido tú mismo.

Y lo más importante de todo: una mudanza de web sale bien o sale mal según el orden. Los pasos son casi siempre los mismos; lo que cambia el resultado es cuál va primero. El desastre clásico no es perder la web. Es quedarse sin recibir correo durante dos días porque se apuntó el dominio al servidor nuevo antes de mover el buzón.

Antes de decirle nada a nadie

Estas tres comprobaciones hay que hacerlas antes de anunciar que te vas. Una gestión pedida con la relación en buenos términos es un trámite; la misma gestión con la relación rota es una negociación en la que no tienes cartas.

Comprueba quién es el titular del dominio. No quién lo paga: quién figura como titular registrado. Si eres tú, la mudanza es un asunto técnico. Si no eres tú, la mudanza es primero un asunto de propiedad y hasta que no se resuelva no hay que tocar nada más. Cómo comprobarlo paso a paso está en de quién es el dominio de tu web.

Comprueba dónde está tu correo de verdad. Mucha gente cree que su correo está «en la web», y casi nunca es así. Puede estar en el mismo alojamiento que la web, en un servicio aparte contratado por tu proveedor o en un servicio tuyo, y cada caso se muda de una forma. Si no lo sabes, mira la configuración de la cuenta en tu móvil: el servidor de entrada que aparece ahí te dice quién te está dando el servicio.

Comprueba qué te puedes descargar. Entra en el gestor de contenidos, si lo hay, y mira si puedes exportar. Si la web vive dentro de una plataforma cerrada, asume que el diseño no viaja: viajan el dominio y los contenidos, y la web se rehace.

Saca copia de todo, y hazlo tú

No delegues esta parte. Con la web todavía en pie y funcionando, guárdate en una carpeta:

• Todos los textos. Página por página, copiar y pegar en un documento. Es media hora aburrida que te ahorra reescribir tu propia web.
• Las fotos en el tamaño bueno. Las que descargues con clic derecho desde la web están recortadas y comprimidas. Si tienes los originales, mejor; si no, pídelos.
• La lista de direcciones de tus páginas. La dirección completa de cada página que exista hoy. Vale oro en el último paso y es la que nadie hace.
• Los ficheros colgados: catálogos en PDF, tarifas, formularios descargables.
• Las facturas y el contrato, para saber qué tienes contratado y con qué preaviso.

Si te toca reescribir la web nueva, aprovecha y mira qué textos y fotos hay que preparar antes de empezar.

El orden real de la mudanza

Aquí está el artículo entero resumido. Los cinco pasos, en este orden y no en otro.

1. Asegura el dominio

Si el titular eres tú, comprueba que tienes acceso al panel del registrador y que el correo de contacto del dominio es uno tuyo que lees. Por ahí llegan los avisos de renovación y las autorizaciones de traslado; si apunta al buzón del proveedor anterior, todo se complica.

Si el titular no eres tú, el trámite se llama cambio de titular, lo hace el registrador y suele pedir un documento firmado por las dos partes. Resuélvelo antes de seguir: lo que viene después da igual si la dirección no es tuya.

Una aclaración que ahorra trabajo: no hace falta cambiar de registrador para cambiar de proveedor de web. Se puede dejar el dominio donde está y cambiar solo a dónde apunta. Si además quieres moverlo, hazlo después de la mudanza, nunca durante.

2. Monta el correo nuevo, antes que la web

Este es el paso que casi todo el mundo pone el cuarto y va el segundo.

Tu correo profesional no depende de la web: depende de un apunte en el DNS que dice a qué servidor van los mensajes. Si el correo está en el mismo sitio que la web, el día que muevas la web moverás el correo sin querer, y lo que te manden empezará a llegar a un buzón que no existe o a rebotar.

Qué hay que hacer:

1. Contrata el servicio de correo nuevo y crea los buzones con las mismas direcciones que tienes ahora. Todavía sin tocar el DNS: los buzones existen pero no reciben nada.
2. Copia el correo viejo al nuevo: mensajes, carpetas y contactos. Si tus cuentas funcionan por IMAP se hace desde el propio programa de correo, arrastrando carpetas de una cuenta a otra. Es lento y no se puede improvisar el mismo día.
3. Ten preparados los apuntes nuevos: el que dirige los mensajes al servidor nuevo y los de SPF y DKIM, que son los que evitan que tus correos acaben en la carpeta de spam de tus clientes. Cambiar de proveedor de correo sin rehacerlos es la causa más común del «te mandé el presupuesto y no te llegó».

3. Construye la web nueva sin tocar el dominio

La web nueva se monta entera, se revisa y se aprueba mientras la vieja sigue publicada. Se trabaja en una dirección provisional, del tipo pruebas.tudominio.es o la que dé el alojamiento. Nunca se apaga lo viejo para encender lo nuevo: se encienden los dos y se cambia el interruptor cuando el nuevo ya funciona.

4. Cambia el DNS, con el correo ya resuelto

Ahora sí. El DNS es la guía que traduce tu dominio a la dirección del servidor donde está la web, y en esa misma guía viven los apuntes del correo. Por eso se toca al final y con la lista delante.

Dos consejos prácticos:

• Baja el TTL unos días antes. El TTL es el tiempo que los proveedores de internet guardan la respuesta anterior antes de volver a preguntar. Si lo bajas al mínimo con antelación, el corte se acorta mucho. Se cambia en el mismo panel que los apuntes.
• Cambia el apunte de la web y deja los del correo apuntando al servidor de correo nuevo, no al del alojamiento. Es el error que provoca el desastre: el apunte del correo se queda por defecto mirando al servidor donde está la web, y a partir de ese momento los mensajes van al sitio equivocado.

Elige bien el momento: un martes por la mañana, con la semana por delante, nunca un viernes a las siete de la tarde.

5. Redirecciones y comprobaciones

Aquí entra el listado de direcciones que guardaste en el paso de la copia.

Si la web nueva tiene otra estructura, cada dirección vieja que desaparece necesita una redirección 301 a su equivalente. Sin ellas, quien llegue desde un enlace antiguo o desde un resultado de Google se encuentra una página de error, y el posicionamiento de esas páginas no se traslada a las nuevas.

Comprueba también, con el cambio ya hecho:

• Que la web carga con www y sin www, y que las dos llevan al mismo sitio.
• Que aparece el candado de seguridad y que no hay aviso de «no es segura».
• Que el formulario envía de verdad y el mensaje llega a un buzón que alguien lee. Pruébalo tú.
• Que puedes enviar y recibir correo desde el móvil y desde el ordenador, con una prueba a una dirección externa y otra de vuelta.
• Que el teléfono, la dirección y el horario coinciden con los de tu ficha de Google.

Qué ventana de corte esperar

No te voy a dar un número de horas, porque depende del TTL que tenga tu zona y de cómo guarde cada proveedor de internet la respuesta anterior. Lo que sí puedo decirte es qué tiene que pasar y qué no.

La web no debería caerse ni un minuto. Durante un rato conviven las dos y cada visitante verá una u otra. Por eso la vieja se deja en pie unos días, no se apaga el mismo día del cambio.

El correo puede tener un hueco pequeño, y es el único riesgo real. Mientras conviven los dos destinos, algún mensaje puede entrar en el buzón viejo. Por eso la cuenta antigua se deja abierta unas semanas y se revisa cada día.

Google no se entera al instante. Irá pasando por tu web y actualizando lo que ve a su ritmo. No hay plazo fijo ni forma de acelerarlo pagando, y quien te diga lo contrario te está vendiendo humo. Las redirecciones bien hechas son lo que hace que ese periodo se note poco.

Cómo despedirse

Por escrito y sin dramatismo. Un correo diciendo que no vas a renovar, con la fecha, y pidiendo los accesos que aún no tengas y la confirmación de que se cancela la domiciliación. Revisa antes si hay preaviso o permanencia, y guarda ese correo. No hace falta explicar motivos.

Lo que de verdad decide

De todos los pasos, dos deciden si esto sale bien: que el dominio sea tuyo antes de empezar y que el correo se mueva antes que la web. Lo demás es trabajo ordenado que se puede rehacer si sale torcido. Esos dos, no.

Si prefieres no hacerlo tú, es parte de lo que hago cuando alguien llega con web puesta: aquí está cómo trabajo y qué incluye cada servicio.